El Sistema Kanban te ayuda a mejorar la productividad

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Metodo Kanban muy efectivo para  mejorar nuestra productividad

Kanban es un método de productividad que es utilizado por muchas personas que manejan tareas al mismo tiempo (muy común en diseñadores o desarrolladores). El mismo ha dado buenas muestras de que es efectivo, pero como toda herramienta, requiere de nuestra iniciativa para sacarle el máximo provecho.

El sistema Kanban fue creado por la empresa automotriz Toyota. La misma estaba identificando que en su empresa las personas tenían varias tareas y que no estaban llevando un buen rendimiento a la hora de terminarlos. Además, tampoco tenían una forma de conocer las cosas que había realizado durante el día.

Por eso, la misma empezó a investigar, llegando a crear el método Kanban.

Como funciona Kanban

Sistema Kanban para Mejorar la Productividad

El sistema Kanban es una herramienta que nos obliga a pensar bien las tareas que estamos realizando y a solo hacer las que podemos controlar. Para empezar, necesitamos una pizarra o una cartulina pegada en la pared que se dividirá en las siguientes columnas:

  • A realizar
  • Haciendo
  • Terminado

Como imaginaran, las tres columnas son el estado de las cosas que debemos hacer. Con un post-it que venden en cualquier librería, debemos apuntar todas las tareas que debemos realizar en la columna “A Realizar”. Para hacerlo mucho más claro, es recomendable usar post-it de diferentes colores para identificar la relevancia de la tarea (por ejemplo, puedes usar rojo, azul y verde).

Cuando tengamos todas las tareas que tenemos que hacer, debemos mover las que haremos a la columna “Haciendo”. Pero hay un detalle, solo podemos incluir hasta 5 tareas; no más. La teoría detrás de esto es que cuando tenemos muchas tareas a realizar al mismo tiempo pasan dos cosas:

  • Perdemos foco: No podemos tener bien en claro las cosas que debemos hacer, y por eso perdemos tiempo.
  • Nos ponemos del mal humor: Y como perdemos tiempo, muchas de las tareas que tenemos que hacer van a quedar a medio hacer o no tendrán un avance significativo, y nuestra mente no le agrada esta sensación.

De todas formas, el límite de 5 tareas puede ser un poco alto para algunos. Lo recomendable podría ser empezar con 3 tareas como máximo, y luego si ves que te quedas con tiempo de sobra, aumentar una tarea más. Pero recuerda, nunca más de 5.

Medir lo que estamos haciendo

Kanban en realidad está preparado para tareas que requieren una gran cantidad de tiempo (aunque más adelante veremos cómo abordar las tareas de corto tiempo o plazo). Y por eso, es necesario siempre medir los avances que estamos teniendo.

Algunas aplicaciones miden las tareas en porcentajes. Pero en nuestro caso que estamos haciendo todo en papel, lo recomendable es, antes de empezar una tarea, dividirla en subtareas.

Por ejemplo, si una tarea requiere 4 pasos para completarla, cuando en el día hacemos dos de ellas, entonces habremos avanzado en un 50% (debes marcarlo en el post-it de la pizarra o cartulina).

De esta forma luego puedes controlar el avance de estas tareas durante los días.

Luego, cuanto terminas una lo pasas a la columna de “Terminado”. Y de esa forma puedes ver cuantas tareas vas terminando durante la semana y, sobre todo, sentir que estás haciendo progresos.

A veces se desvalora el poder que tiene de ver las cosas moverse. Uno hace las tareas y en su cabeza las marca como terminado, pero no es lo mismo. Tener una columna llena de post-it con tareas terminadas es mucho más realizador que solo olvidarnos de ello.

¿Y Kanban para tareas más pequeñas?

Sistema Kanban 2

Un error que el método Kanban no puede abordar bien son las tareas pequeñas, que tiene un tiempo de realización muy pequeño. Por ejemplo:

  • Realizar llamados.
  • Hacer las compras.
  • Limpiar los platos sucios.

Y cosas así.

Incluirlas en la columna junto a otras tareas que requieren más tiempo puede hacer que no tengamos una idea muy clara sobre que tanto estamos mejorando. Piensa que algunas tareas de 30 minutos van a estar junta con otras de 4 horas en la columna de “Terminados”.

Para eso, simplemente debemos crear tabla en la pizarra o en la cartulina con las siguientes columnas:

  • Tarea
  • Frecuencia (diaria, quincenal, mensual)
  • Horario
  • ¿Ok?

Luego debemos tirar líneas verticales entre cada una y horizontales por cada tarea que debes hacer siempre.

A medidas que lo vayas llenando, veras que te irá quedando una tabla con todas las tareas que debes hacer siempre cada cierto periodo de tiempo. Cuando haces una, pones una tilde en la columna de “¿Ok?” y luego lo borras cuando lo hayas realizado.

¿Qué aplicaciones puedo usar para el método Kanban?

Aunque recomendamos hacerlo a la antigua, escribiendo con la mano y usando una cartulina o pizarra (tenemos mucho más claras las cosas cuando lo escribimos a puño y letra), existen varias aplicaciones web que nos ayudarán a optimizar este trabajo.

Uno de ellos es Kanbanize (https://kanbanize.com/), una herramienta con una gran cantidad de funcionalidades para optimizar nuestro tiempo y medir los progresos que hacemos. Además de eso, este cuenta con aplicaciones para Android e iOS para llevar todas nuestras tareas en los smartphones.

La única desventaja es que Kanbinize es una aplicación paga (9 dólares el plan más barato). Pero cuenta con la posibilidad de evaluar el servicio con su periodo de prueba, que nos permiten subir hasta 1000 tareas.

Una herramienta gratuita que nos puede servir es Trello. Originalmente esta aplicación nos permite generar columnas de tareas que nosotros vamos generando y moviendo entre ellas. Como ven, esto es muy parecido al método Kanban.

Cuando abrimos una cuenta de Trello (https://trello.com/), debemos crear una pizarra (board) con las columnas antes mencionadas, y luego ir llenándolos de tareas que debemos hacer. La ventaja de Trello, como comentamos al principio, es que es gratuita (aunque cuenta con una versión premium que aumenta las funcionalidades, pero nosotros con la gratuita nos va a alcanzar).

Conclusión

Kanban es una gran herramienta para cuando queremos mejorar la productividad. Pero es necesario sentarnos y hacer bien las cosas. Nuestras tareas deben ser bien definidas y elegidas para saber que las vamos a completar. Además hay que medir bien y no mentirnos en los avances que realizamos.

Y por último, también recomendamos leer nuestra guía de productividad, donde damos muchos consejos que se pueden complementar perfectamente con el método Kanban (el uso de colores, la división en subtareas, y más).

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